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Um bom Planejamento de Auditoria de Estoques deve ser centrado em dois pólos principais, a saber: a exatidão dos valores registrados nas contas do grupo Estoques e a adequação dos controles internos. Para que se possa alcançar esses objetivos, o Auditor deve ter ciência da amplitude e complexidade de seu trabalho, cujo resultado deve determinar a exatidão dos valores apresentados no Balanço Patrimonial, representando materiais e produtos da empresa auditada, estocados em armazéns da companhia, em poder de terceiros e em trânsito.

Segundo Crepaldi (2000, p. 352): “Um procedimento que as Normas de Auditoria dão como norma de Auditoria geralmente aceita, é a observação dos estoques. Esse procedimento ajuda os Auditores a atingirem vários objetivos, inclusive aqueles relativos à propriedade, quantidade, existência real e possibilidade de venda. Uma observação bem feita do estoque dar ao Auditor a certeza com relação às características físicas, quantitativas e qualificativas dos estoques” .

A Auditoria de Estoques e a Necessidade da Mensuração de Desperdícios

Uma vez que os estoques constituem um dos principais ativos da organização, uma ação necessária à eficácia da auditoria é determinar as quantidades e a qualidade dos mesmos, assim como conferir a exatidão dos cálculos referentes a seu valor. A empresa deve buscar uma organização no sentido de controlar e fazer vigilância permanente de seus estoques, sua guarda e movimentação.

O controle, portanto, deve ser racionalmente dimensionado, não podendo ser maior do que o necessário para que a empresa não comprometa o seu capital de giro nem muito pequeno para que não comprometa o suprimento das necessidades da empresa. O descontrole dos estoques pode ocasionar sérias conseqüências à empresa, como o aumento de custos e de despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução da lucratividade.

Outro aspecto que deverá ser mensurado são perdas provocadas pelas rupturas, furtos, erros operacionais, avarias e alguns outros tipos de desperdícios. Também deverão ser consideradas as normas contábeis, cujas operações precisam estar em conformidade com a legislação vigente.

O que deve ser registrado em um Inventário Patrimonial?

Os itens que devem ser registrados no inventário patrimonial variam de acordo com a atividade econômica, tipo de empresa, tipo de tributação que ela sofre, dentre outros fatores. Em empresas de manufatura, por exemplo, a maioria dos itens do inventário se encontra nos depósitos, já nas lojas do varejo os principais itens são acessíveis ao consumidor.

De qualquer forma, levando em conta os vários tipos diferentes de negócio e os vários contextos, temos sim alguns tipos básicos de itens que podem ser listados nos inventários:

  • Suprimentos: Itens que são necessários no dia a dia da empresa, como materiais de escritório e de manutenção de máquinas por exemplo, mas que não estão diretamente envolvidos no processo de manufatura.
  • Estrutura Física: Imóveis, móveis e máquinas, fundamentais também para o funcionamento do negócio.
  • Matérias Primas: Todo e qualquer item ou componente usado na fabricação de um produto. É importante lembrar que as matérias primas podem ser também produtos, pois um produto as vezes é apenas uma peça na fabricação de outro maior ou mais complexo.
  • Material em Processo: Componentes e materiais que já começaram a ser processados, e estão no meio de um processo de transformação.
  • Produto Pronto: Produtos prontos que estão no estoque a espera de transporte ou então esperando a melhor oportunidade para serem vendidos.

A principal função do Inventário Patrimonial é localizar e listar todo este patrimônio, no entanto, dados adicionais interessantes também podem ser anexados, criando assim um documento completo de Gestão Patrimonial.

Além de listar os bens, em um Inventário Patrimonial também podem aparecer as seguintes informações:

  • Descrição do item, enumerando o tipo de bem e também sua função na cadeia produtiva da empresa, se é uma matéria prima, documento, protótipo, etc…
  • Quantidade de itens estocados, que deve sempre ser sempre atualizado. A quantidade de itens estocados é interessante pois pode informar a gerência de Controle Patrimonial se novas compras devem ser realizadas ou não.
  • Local onde está o bem, citar o local onde está o bem patrimonial também é interessante pois pode ajudar a melhorar e planejar o sistema de logística da empresa.
  • Valor dos itens, o valor dos itens dentro do Inventário Patrimonial é fundamental para que se implemente uma política efetiva de controle de custos.

Visto a importância de um Inventário de Estoque, agora é preciso pensar na sua empresa. Entre em contato conosco e solicite um orçamento.